ASSISTANT(E) DE DIRECTION DE L’ETABLISSEMENT (H/F)

 

L’Etablissement recrute dans le cadre d’un remplacement de six mois

UN ADJOINT ADMINISTRATIF DE 2NDE CLASSE CONTRACTUEL

ASSISTANT(E) DE DIRECTION DE L’ETABLISSEMENT (H/F)

Sous l’autorité hiérarchique du directeur général des services de l’Etablissement, et fonctionnelle de la directrice administrative et financière, en lien étroit avec l’autre assistante de direction (dans le cadre d’une intervention en binôme), vous êtes chargé(e) d’assurer les missions suivantes :

Au-delà de l’accueil téléphonique et physique à l’Etablissement (locaux d’Orléans), gestion du courrier « arrivée » et « départ » :

. enregistrement du courrier « arrivée », y compris les factures reçues,

. gestion de contacts de la base de données OUTLOOK de l’Etablissement,

. préparation des parapheurs de courriers à la signature du Président,

. archivage du courrier « départ »

 

Organisation de réunions, en particulier préparation des réunions des instances de l’Etablissement (mise en forme du dossier de séance, mise en ligne sur l’espace dédié du site, relances par courrier électronique puis par téléphone des délégué(e)s invité(e)s, finalisation du registre des délibérations, suivi de la production du procès-verbal…), et archivage lié

Secrétariat :

. tenue de l’agenda et prise des rendez-vous en fonction des priorités fixées

. rappel des informations importantes et transmission des messages

. organisation de déplacements et suivi des états de frais correspondants

. mise en forme de courriers, saisie de documents

. organisation du classement et de l’archivage des dossiers relevant de la direction générale, conformément à la charte et au tableau de gestion correspondants

. mobilisation, suivi et diffusion des informations plus particulièrement en lien avec l’implication des collectivités membres

 

Prise en charge des moyens généraux, en particulier la commande et le  suivi des prestations de services liées aux locaux et équipes à Orléans : entretien ménager, maintenance, sécurité incendie…, moyens de déplacement (flotte automobile, train, vélo, assurances…) et fournitures

 

Profil souhaité et qualités requises :

. Expérience exigée sur un poste similaire

. Expression orale et écrite de qualité

. Très bonnes capacités relationnelles

. Rigueur, autonomie, discrétion et sens de l’organisation

. Maîtrise parfaite des outils informatiques (Word, Excel, OUTLOOK et PowerPoint)

 

Rémunération : Statutaire adjoint administratif de seconde classe + régime indemnitaire

Poste basé à : Orléans (45).

Prise de fonction : A partir de mi-janvier 2022

Renseignements complémentaires sur le poste :

Madame Claire COUDYSER – Assistante de direction

(Tel. : 02.46.47.03.21 – mail : claire.coudyser@eptb-loire.fr)

Madame Emmanuelle BRAIBANT – Chargée du personnel,

(Tél. : 02 46.47.03.11 – mail : emmanuelle.braibant@eptb-loire.fr)

 

Merci d’envoyer votre candidature (lettre de motivation et CV), avant le 25 novembre 2021 par voie électronique (claire.coudyser@eptb-loire.fr) ou postale à Monsieur le Président de l’Etablissement public Loire, 2, Quai du Fort Alleaume – CS 55708 – 45057 ORLEANS CEDEX.