Identification et évaluation des risques, détermination et mise en oeuvre de la stratégie de continuité de service

L’accompagnement assuré dans le cadre de la 2ème phase de l’Initiative PCA a permis d’aider les collectivités d’une part, pour l’identification des vulnérabilités des missions essentielles des directions pilotes choisies via la construction de Bilans d’Impacts sur Activité (BIA), et d’autre part, pour la recherche de solutions de réduction des risques. Sur la base de ce travail, les collectivités ont pu établir leur stratégie de continuité de service et engager la mise en place des outils pour sa mise en œuvre.

Ces dispositifs de gestion de crise ont ensuite été testés dans le cadre d’exercices.

La 2ème Actu PCA a été publiée et diffusée en novembre 2014.

1ere_page_actu2Choix des missions prioritaires
Sur la base notamment du diagnostic territorial réalisé dans le cadre de la 1ère phase du projet et à partir de ses activités habituelles, chaque collectivité a sélectionné les missions prioritaires de son service pilote choisi.
Le choix des missions prioritaires a pour but de définir les objectifs du service en termes de continuité d’activité en période d’inondation au regard des objectifs propres de la collectivité et des attentes de ses bénéficiaires, de ses membres et partenaires.
Dans le cadre de ce travail, les activités ont été hiérarchisées selon leur durée maximum d’interruption admissible et les impacts de leur arrêt pour la collectivité.

Identification des vulnérabilités
Lors de cette étape, chaque collectivité a identifié les personnes critiques indispensables pour le maintien des activités considérées comme prioritaires en cas de crise et pour le retour à la normale, ainsi que le nombre et la localisation des effectifs. Par ailleurs, les besoins en matière informatique ont été définis et comparés aux informations sur la robustesse des réseaux et la résilience de leurs fournisseurs.
L’analyse comparative des besoins (humains, techniques, flux) et des ressources potentiellement disponibles en cas de crue pour atteindre les objectifs de continuité d’activité de chaque service, a mis en évidence ses vulnérabilités face au risque inondation.
Cette étude a permis également d’évaluer les risques en cas d’indisponibilité d’une partie du personnel, de la perte d’un site ou d’un bâtiment et/ou de la rupture des réseaux en période d’inondation. Le résultat obtenu est une liste complète des points de faiblesse par service et par type de vulnérabilité (humaine, de site, informatique, …).

Établissement de la stratégie de continuité d’activité
Cette étape vise à établir la feuille de route de la continuité d’activité du service pilote. A ce titre, chaque collectivité a recherché l’ensemble des solutions possibles (pérennes et temporaires) pour répondre aux carences préalablement identifiées.

échéancierLes collectivités ont notamment répondu aux questions suivantes :Comment assurer la disponibilité d’un nombre suffisant d’agents pour assurer les missions prioritaires? Comment répondre à l’indisponibilité d’un site ou d’un bâtiment? Comment pallier la perte des réseaux et des flux?
Ces choix constituent les grandes lignes de la stratégie de continuité d’activité du service pilote.

Mise en œuvre du Plan de Continuité d’Activité
Le dispositif de continuité d’activité se compose de 3 documents socles lui permettant d’être opérationnel, efficace et efficient pour le maintien des activités prioritaires malgré la présence de l’eau.

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Le plan de gouvernance de crise présente l’organisation et la composition de la Cellule de Crise et décrit les rôles et les responsabilités de ses membres pour chaque phase de la gestion de crise.
Le plan de continuité d’activité rappelle le contexte, les enjeux et les objectifs du service en matière de continuité d’activité. Ce plan d’actions est un guide en période de gestion de crise qui décrit les conditions d’activation et d’arrêt du PCA et présente la suite chronologique des actions à mener.
Le plan de communication de crise contient des messages types diffusables suivant la phase de la crise et en fonction des interlocuteurs (interne ou externe). Il donne à la collectivité une ligne directrice sur l’attitude que doit adoptée l’organisation face aux sollicitations dans une situation de crise et d’urgence.
D’autres outils supports ont été créés toujours dans l’objectif de faciliter la mise en œuvre du dispositif de continuité d’activité (organisation du travail en période de crise, procédures d’évacuation et de mise en sécurité, annuaire de crise, etc.).

Réalisation d’exercice de gestion de crise
Les plans de continuité d’activité élaborés ne seront peut être pas déclenchés dans les semaines suivant leur validation. Afin de maintenir le document en condition opérationnelle et que chaque collectivité puisse réagir rapidement et efficacement en cas d’inondation, il convient de faire vivre le plan et d’en assurer des mises à jour régulières.
Cette veille active du PCA passe notamment par l’information de tous, la formation des agents chargés de son application, le test et l’amélioration par la réalisation d’exercices.

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C’est dans ce cadre que des exercices PCA ont été organisés à la fin du mois de septembre. Ces premiers tests ont eu le double objectif de donner à la cellule de crise l’occasion de cristalliser sa connaissance du PCA, de vérifier sa capacité à déployer le dispositif et de prendre conscience, le cas échéant, des difficultés occasionnées par les modalités de ce déploiement, afin de les résoudre.

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Ces simulations d’une durée de 2h ont été suivies de debriefings à chaud permettant aux participants d’exposer d’une part, ce qui a fonctionné, et d’autre part, les points à améliorer.